Aufgabenverwaltung für kleine Teams: Werkzeuge im Vergleich

Dieser Text ist von einem Anbieter geschrieben. Das sollte man beim Lesen wissen. Deshalb steht weiter unten auch, wann ihr mydoos nicht nehmen solltet — das ist der einzige Teil eines Herstellervergleichs, der wirklich etwas wert ist.

Vier Arten von Werkzeugen

Fast alles, was am Markt ist, fällt in eine dieser vier Gruppen. Die Wahl zwischen den Gruppen ist wichtiger als die Wahl innerhalb einer Gruppe.

1. Die Liste, die ihr schon habt

WhatsApp-Gruppe, Excel-Tabelle, Whiteboard in der Werkstatt, Zettel.

Stärke: Kostet nichts, alle können es, niemand muss etwas lernen.

Grenze: Keine Zuständigkeit, keine Historie, keine Suche. Information ist nach Zeit sortiert statt nach Sache, und ab etwa fünf Leuten oder zehn parallelen Vorgängen kippt es.

Der typische Moment des Scheiterns: Jemand fragt, was mit einer Sache von vor zwei Wochen ist. Niemand findet die Nachricht.

Richtig für: bis drei Leute, wenige parallele Sachen, alle im selben Raum.

2. Das schlanke Aufgabenboard

Trello, mydoos, einfache Kanban-Werkzeuge.

Stärke: In zehn Minuten verstanden, läuft auf dem Handy, kostet wenig bis nichts. Löst genau eine Frage — wer macht was bis wann — und die richtig.

Grenze: Keine Angebote, keine Rechnungen, keine Zeiterfassung im rechtlichen Sinn, keine Kapazitätsplanung. Was ein Board dafür löst, steht unter wer macht was bis wann.

Der typische Moment des Scheiterns: Der Betrieb wächst über dreißig Leute, und plötzlich braucht es Auswertungen, die es nicht gibt.

Richtig für: drei bis zwanzig Leute, die wissen müssen, was ansteht, und deren Abrechnung woanders passiert.

3. Die Projektmanagement-Plattform

Asana, monday.com, ClickUp, factro, awork, Notion, Stackfield.

Stärke: Sehr viel möglich: Abhängigkeiten, Zeitpläne, Auswertungen, Automatisierungen, mehrere Ansichten derselben Daten.

Grenze: Genau dasselbe. Wer vier Ansichten hat, diskutiert über Ansichten. Die Einrichtung dauert Tage, und jemand im Team muss sie dauerhaft pflegen. Preise liegen meist zwischen zehn und zwanzig Euro je Person und Monat.

Der typische Moment des Scheiterns: Die Person, die es eingerichtet hat, verlässt den Betrieb. Danach traut sich niemand mehr, etwas zu ändern.

Richtig für: Teams ab etwa fünfzehn Leuten mit einer Person, die sich zuständig fühlt.

4. Das Komplettsystem der Branche

HERO, Plancraft, ToolTime, OpenHandwerk, Craftnote und die vielen Fachlösungen für Pflege, Gastronomie, Immobilien.

Stärke: Deckt den ganzen Geschäftsablauf ab — Angebot, Auftrag, Zeit, Material, Rechnung — und kennt die Vorschriften der Branche.

Grenze: Preis (oft 29 bis 89 Euro je Person und Monat), Einführungsaufwand, und die Aufgabenverwaltung darin ist fast immer ein Nebenprodukt. Viele Betriebe kaufen das System wegen der Rechnungen und benutzen die Aufgabenliste täglich — die schlechteste Kombination.

Der typische Moment des Scheiterns: Nach der Einführung benutzen alle die Rechnungsseite, und die Leute draußen arbeiten weiter mit WhatsApp.

Richtig für: Betriebe, die ihre Abrechnung digitalisieren wollen und dafür Einführungsaufwand in Kauf nehmen.

Was es wirklich kostet

Preislisten vergleichen ist einfach. Gesamtkosten vergleichen ist ehrlicher. Hier ein Team von zehn Personen über drei Jahre, grob gerechnet:

Die Zeile Pflege wird beim Einkauf fast immer übersehen und ist über drei Jahre oft teurer als die Lizenz. Vier Stunden im Monat sind 144 Stunden in drei Jahren — bei 50 Euro interner Stundensatz über 7.000 Euro.

Die Entscheidung in drei Fragen

Frage 1: Wo entsteht eure Rechnung? Wenn sie woanders entsteht, braucht ihr kein System, das sie auch kann.

Frage 2: Wer pflegt das? Hängt eng damit zusammen, für welche Teams sich so etwas überhaupt lohnt. Wenn niemand dafür zuständig sein wird, scheidet alles aus, was Pflege braucht. Diese Frage sollte man ernsthaft beantworten, mit einem Namen, nicht mit „das machen wir dann schon".

Frage 3: Was passiert ohne Empfang? Für Teams, die unterwegs sind, ist das kein Nebenaspekt. Die meisten Werkzeuge der Gruppen 3 und 4 zeigen offline eine leere Seite.

Zehn Fragen an jeden Anbieter

Dieselben zehn an alle, auch an uns. Die Antworten unterscheiden sich mehr als die Funktionslisten.

1. Was passiert, wenn ich keinen Empfang habe — kann ich weiterarbeiten?
2. Wie lange dauert es, eine Aufgabe zu erfassen, von der ersten Berührung an?
3. Was kostet es bei zehn Leuten, ein Jahr lang, mit allem?
4. Wo liegen die Daten, und wer kann technisch darauf zugreifen?
5. Bekomme ich einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung ohne Nachfrage?
6. Wie exportiere ich alles, wenn ich gehe — und in welchem Format?
7. Gibt es eine kostenlose Stufe, oder nur eine Testphase?
8. Was passiert mit meinen Daten, wenn ich nicht mehr zahle?
9. Wie oft ändert sich die Oberfläche?
10. Wer antwortet, wenn ich schreibe — und wie schnell?

Frage 6 und 8 sind die, bei denen die Antworten am meisten auseinandergehen. Wer darauf ausweicht, ist raus.

Woran ihr eine ausweichende Antwort erkennt

Was Funktionslisten verschweigen

Erfassungsdauer. Jedes Werkzeug kann Aufgaben anlegen. Ob das acht Sekunden oder zwei Minuten dauert, entscheidet, ob es im Alltag benutzt wird — und steht in keiner Vergleichstabelle.

Verhalten bei schlechtem Netz. Nicht „offline-fähig" im Prospekt, sondern: Was passiert mit dem, was ich gerade eingetippt habe, wenn der Empfang wegbricht?

Was passiert bei Nichtbezahlung. Manche Anbieter sperren nur das Schreiben, andere den ganzen Zugang. Ein Unterschied, der im Ernstfall über Wochen entscheidet.

Wie laut es ist. Werkzeuge, die bei jeder Kleinigkeit eine E-Mail schicken, werden nach drei Wochen stummgeschaltet — und dann kommt auch das Wichtige nicht mehr an.

Wie oft sich die Oberfläche ändert. Jede größere Umgestaltung kostet euch eine Woche Verunsicherung im Team. Bei manchen Anbietern passiert das zweimal im Jahr.

Ob es auf alten Geräten läuft. Nicht jeder im Team hat ein aktuelles Telefon. Ein Werkzeug, das auf einem vier Jahre alten Android ruckelt, wird dort nicht benutzt.

Wann mydoos die falsche Wahl ist

Hier wird es konkret.

Ihr braucht Angebote und Rechnungen. mydoos kann das nicht und wird es nicht können. Wenn das euer eigentliches Problem ist, nehmt ein Komplettsystem — die Aufgabenliste darin ist schlechter, aber ihr habt alles an einem Ort.

Ihr braucht rechtssichere Arbeitszeiterfassung. Nicht unser Thema.

Ihr seid zwei Leute im selben Raum. Dann reicht Zuruf, ehrlich. Ein Board lohnt sich ab etwa drei Leuten oder ab dem Moment, wo nicht mehr alle alles mitbekommen.

Ihr plant Kapazitäten über Monate. Wer wissen muss, ob im März drei Monteure frei sind, braucht eine Einsatzplanung, kein Aufgabenboard.

Ihr wollt Abhängigkeiten, Gantt-Diagramme und Auswertungen. Gibt es nicht und ist auch nicht geplant. Nehmt Gruppe 3.

Ihr braucht es auf Englisch oder mehrsprachig. mydoos ist derzeit deutsch.

Ihr habt mehr als dreißig Leute. Es funktioniert weiter, aber ab dieser Größe fehlen Auswertungen und Rechtestufen, die ihr dann wirklich braucht.

Was uns von einem Board wie Trello unterscheidet

Damit die Einordnung vollständig ist — und ohne zu behaupten, Trello sei schlecht:

Trello ist das reifere Produkt mit mehr Erweiterungen und einer großen Nutzergemeinde. Wenn euer Team am Schreibtisch sitzt und Englisch kein Thema ist, ist es eine völlig vernünftige Wahl.

Wann ein Wechsel sich lohnt – und wann nicht

Viele Betriebe sitzen auf einem Werkzeug, mit dem sie unzufrieden sind, und wechseln trotzdem nicht. Meistens zu Recht: Ein Wechsel kostet die Einführungszeit noch einmal, plus den Verlust an Gewohnheit.

Ein Wechsel lohnt sich, wenn mindestens zwei davon zutreffen:

• Die Hälfte des Teams benutzt es nicht und weicht auf andere Wege aus.
• Ihr zahlt für Funktionen, die seit einem Jahr niemand angefasst hat.
• Das Erfassen dauert so lange, dass Dinge nebenher verloren gehen.
• Der Anbieter antwortet nicht mehr oder hat die Entwicklung eingestellt.
• Nach jeder Oberflächenänderung findet sich das Team neu zurecht.

Ein Wechsel lohnt sich nicht, wenn:

• Nur eine Person unzufrieden ist, und zwar die, die es ausgesucht hat.
• Das eigentliche Problem die Einführung war und nicht das Werkzeug.
• Ihr erst seit drei Monaten dabei seid. Der Durchhänger nach acht Wochen ist normal und kein Grund zu wechseln.

Wie ihr richtig testet

Die meisten Testphasen beweisen nichts, weil sie zu brav sind. Was wirklich etwas zeigt:

Nehmt euren schlimmsten Vorgang, nicht den einfachsten. Der Auftrag mit drei Änderungen und zwei Beteiligten zeigt mehr als ein Musterprojekt.

Testet unterwegs, nicht im Büro. Im WLAN am Schreibtisch funktioniert alles.

Lasst die Person testen, die am wenigsten Lust hat. Wenn die zurechtkommt, kommen alle zurecht.

Probiert den Export, bevor ihr euch entscheidet. Nicht erst, wenn ihr wechseln wollt.

Schreibt dem Support eine echte Frage. Die Antwortzeit und die Art der Antwort sagen mehr über die nächsten drei Jahre als jede Funktionsliste.

Der häufigste Einkaufsfehler

Er passiert in fast jedem Betrieb und sieht beim Kauf vernünftig aus: Man entscheidet nach der Funktionsliste statt nach dem Alltag.

Ein Beispiel, das sich so immer wieder abspielt. Ein Betrieb mit zwölf Leuten vergleicht drei Anbieter. Anbieter A kann alles, Anbieter B kann weniger, Anbieter C kann am wenigsten. Die Tabelle spricht für A, also wird A gekauft.

Ein halbes Jahr später benutzen vier Leute im Büro A für die Abrechnung. Die acht Leute draußen benutzen weiter WhatsApp, weil A auf dem Handy zu umständlich ist. Der Betrieb zahlt jetzt für ein System, das genau die Hälfte seines ursprünglichen Problems löst — und die unwichtigere Hälfte.

Was dagegen hilft: Die Entscheidung nicht an der Zahl der Funktionen festmachen, sondern an einer einzigen Frage, die ihr vorher aufschreibt. Zum Beispiel: „Wie kommt eine Information vom Kunden ins System, ohne dass jemand abends tippt?" Das Werkzeug, das diese eine Frage am besten beantwortet, gewinnt — auch wenn es in der Tabelle weniger Haken hat.

Häufige Fragen

Zusammengefasst

• Vier Gruppen: eigene Liste, schlankes Board, Plattform, Komplettsystem. Die Wahl zwischen den Gruppen zählt mehr als die innerhalb.
• Rechnet die Pflegezeit mit. Sie ist über drei Jahre oft teurer als die Lizenz.
• Entscheidend sind drei Fragen: Wo entsteht die Rechnung, wer pflegt das, was passiert ohne Empfang.
• Erfassungsdauer und Verhalten bei Störungen stehen in keiner Vergleichstabelle und entscheiden trotzdem alles.
• Stellt allen Anbietern dieselben zehn Fragen, besonders die zu Export und Nichtbezahlung.
• Testet mit dem schlimmsten Vorgang, unterwegs, mit der unwilligsten Person.
• Wenn ihr Angebote, Rechnungen, Zeiterfassung oder Kapazitätsplanung braucht, ist mydoos die falsche Wahl — und das zu sagen ist billiger, als es euch später herauszufinden.